Jack-Project Helpdesk (Ticketsystem) im HR

2023-01-13 | Aufgabenmanagement

Was sind die Hauptvorteile, die sich aus der Arbeit mit einem Ticketsystem für eine HR-Abteilung ergeben. Eine Zusammenfassung der Erfahrungen von Gerhard Hechwartner (Personalleitung, DPI Holding GmbH)

EINMELDUNG NACH SUPPORTTHEMEN

• Einmelden von Anfragen, Aufgaben, Changerequests nach Bereich, Service, Produkt oder Projekt
• je Fachbereich / Dispatchingteam kann eine eigene Kachel oder eigene Applikation mit eigener Subdomain eingerichtet werden
• die Einmeldung von Anfragen erfolgt via Webapplikation und der Eingabemaske oder via E-Mail
• auch auf mobilen Geräten
• je Einmeldebereich können unterschiedliche Metadaten, Eingabemasken, Workflows und Pflichtfelder definiert werden
• Anwendungsbeispiele z.B.
  • Produktsupport
  • Reklamationsmanagement
  • IT-Servicemanagement

Wir betreiben seit einigen Monaten im HR einen Helpdesk. Nach einer kurzen Umgewöhnungsphase sind wir von den Möglichkeiten und Verbesserungen für unsere tägliche Arbeit begeistert.

Alle Aufgaben kommen in eine zentrale Bearbeitungsstelle. Damit weiß man immer wer was bearbeitet und damit werden Doppelgleisigkeiten sofort ausgeschlossen. Nachdem aus jedem Ticket auch Subtickets erstellt werden können, die dann von weiteren Personen zu bearbeiten sind, ist es möglich auch bei komplexen Aufgabenstellungen jederzeit den Überblick zu behalten.

Durch die umfangreichen Anzeige- und Filtermethoden hat man immer einen guten Fokus auf die zu erledigenden Aufgaben. Man hat auch die Möglichkeit mit Ziel- und Erinnerungsdatum und Benachrichtigungen zu arbeiten, damit geraten auch weiter in der Zukunft liegende Aufgaben nie ins Abseits.

Bei uns werden über die Mitarbeiterstammdaten auch die Berechtigungsschlüssel in Programmen oder im File-System gesteuert. Dazu ist es für unser ISMS extrem wichtig, dass Veränderungen sauber dokumentiert werden. Dafür bietet sich der Helpdesk an, da alle Vorgänge einfach in jeweils einem Ticket sauber dokumentiert und nachvollziehbar gestaltet sind.

Auch die Zusammenarbeit mit der hauseigenen IT funktionert über Tickets, die aus unseren Checklistentickets direkt als Subticket in das Ticketsystem der IT geschoben werden. Somit werden Mehrfachanlagen, bzw. Informationsweitergaben automatisch systematisiert und nachvollziehbar gestaltet.

Durch die Einführung des Ticketsystems sparen wir uns täglich Zeit, die durch suchen und finden im Mail- oder Ablagesystem benötigt wurde, da alle Informationen immer an einem Ort in einem Ticket sind. Auch Doppelgleisigkeiten haben Zeit verbraucht, bzw. war bei manchen Aufgaben immer unklar wer kümmert sich gerade darum. Da die Tickets Personen zugewiesen sind, ist immer klar wer sich um welche Themen und Aufgaben angenommen hat. Auch dies spart Zeit und Energie.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage an: office@jackproject.rocks oder +43(0)7672 705 6700